Апостиль

Документы, выданные и имеющие юридическую силу на территории одного государства, могут быть использованы на территории другого государства только после их легализации в установленном порядке, если иное не предусмотрено законодательством государств или положениями международных договоров, отменяющих процедуру легализации, участниками которых являются государства. В настоящее время получили распространение два способа такого удостоверения — консульская легализация и проставление апостиля.

Консульская легализация заключается в подтверждении соответствия документов законодательству государства их происхождения и представляет собой засвидетельствование подлинности подписи должностного лица, его статуса и, в надлежащих случаях, печати уполномоченного государственного органа на документах и актах с целью использования их в другом государстве (посмотреть образцы апостилей).

Для того чтобы документ, удостоверенный государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой, имел силу на территории другой страны, он сначала поступает в Минюст РБ (сектор легализации). Минюст РБ, удостоверяет подлинность подписи нотариуса и оттиска его печати. Потом документ легализуется в Департаменте консульской службы МИД РБ и в дипломатическом представительстве или консульском учреждении того государства, на территории которого он будет использован.

Как видно, процедура легализации достаточно сложна и требует значительных затрат. Однако она несовершенна — документ, прошедший такую многоступенчатую и трудоемкую процедуру, оказывается действительным только для государства, консульская служба которого его легализовала. В целях упрощения процесса признания иностранных документов в 1961 г. в Гааге (Нидерланды) подписана Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов. Гаагская конвенция отменяет для стран — участниц Конвенции — требование дипломатической или консульской легализации официальных документов, направляемых в ту или иную из этих стран.

Документы, выданные в Республике Беларусь и предназначенные для представления в официальные органы других стран (участниц Гаагской конвенции), удостоверяются в особом, упрощенном порядке: уполномоченные органы Республики Беларусь проставляют специальный штамп (апостиль), который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран — участниц Конвенции. Согласно ст. 9 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство принимает необходимые меры для того, чтобы его дипломатические или консульские агенты не производили легализации в тех случаях, когда Конвенция предусматривает освобождение от таковой. Apostile, apostille удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которым скреплен этот документ (ст. 5).

В соответствии со ст. 6 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство назначает органы, которым предоставляются полномочия на проставление апостиля. В Республике Беларусь его проставляют следующие учреждения:

• Министерство образования РБ
• МИД РБ и его консульские  учреждения
• Министерство юстиции РБ

Компетентные органы РБ, уполномоченные проставлять апостиль на документах, должны руководствоваться при оформлении документов для их действия за границей международными договорами, белорусским законодательством, инструктивными указаниями и распоряжениями. Сотрудники, проставляющие апостиль на документах, должны проверять их соответствие действующему законодательству, а также правильность оформления документов нотариусами.

В соответствии со ст. 1. Гаагской конвенции отмена требования легализации иностранных документов распространяется на официальные документы, которые выданы на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства. По смыслу Гаагской конвенции под официальными документами понимаются:

• документы, исходящие от органа или должностного лица, подчиняющиеся юрисдикции государства, включая документы, исходящие от прокуратуры, секретаря суда или судебного исполнителя;
• административные документы;
• нотариальные акты;
• официальные надписи, которые сделаны на документах, подписанных лицами в их частном качестве, таких, как официальные удостоверения, подтверждающие регистрацию документа или факта, имевшего место на определенную дату, официальное и нотариальное заверение подписей.

Действие Гаагской конвенции распространяется на документы об образовании, гражданском состоянии, трудовом стаже, свидетельства о нахождении в живых, справки, доверенности, судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам.

Положения Гаагской конвенции не распространяются на документы, выданные дипломатическими или консульскими агентами, а также административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции. К ним относятся доверенности на совершение сделок, перемещение товаров через границу, договоры (контракты) о поставке товаров и предоставлении услуг, о выполнении различных работ и расчетов по ним и т.д. В тех случаях, когда это предусмотрено внутренним законодательством страны, на территории которой будут использовался данные документы, они должны легализоваться обычным путем, т.е. применяется консульская легализация. включающая последовательное проставление удостоверительной надписи в нескольких учреждениях. Сохранение многоступенчатости при легализации такого рода документов позволяет осуществлять более строгий контроль за деятельностью коммерческих предприятий. В то же время апостиль проставляется на уставах и учредительных документах, на патентной и иной документации, исходящей от органа государственной власти или управления (свидетельства о регистрации, лицензии и т.п.). На уставных документах, а также на изменениях и дополнениях к ним должны быть отметка и печать регистрационной палаты или налогового органа, а также подпись должностного лица регистрационной палаты.

Документы, выданные в Республике Беларусь и предназначенные для представления в официальные органы других стран (участниц Гаагской конвенции), удостоверяются в особом, упрощенном порядке: уполномоченные органы Республики Беларусь проставляют специальный штамп (апостиль), который не требует дальнейшего заверения или легализации и признается официальными учреждениями всех стран — участниц Конвенции. Согласно ст. 9 Гаагской конвенции каждое договаривающееся государство принимает необходимые меры для того, чтобы его дипломатические или консульские агенты не производили легализации в тех случаях, когда Конвенция предусматривает освобождение от таковой. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлеским, семейным и уголовным делам и др.

Апостиль проставляется по просьбе любого предъявителя документа непосредственно на свободном от текста месте документа либо на его обратной стороне или же на отдельном листе бумаги. Он производится путем оттиска штампа апостиля с последующим заполнением, на котором проставляется печать. Заполнение штампа апостиля совершается в соответствии с Гаагской конвенцией и Методическими рекомендациями Минюста РБ.

Орган, уполномоченный проставлять апостиль, на штампе апостиля проставляет печать, на которой изображен Государственный герб РБ и написано наименование органа, уполномоченного его проставлять. Иных изображений и надписей печать содержать не должна. Документы, изготовленные у нотариусов, оформляются на чистом листе бумаге. Подпись, печать или штамп, проставляемые на апостиле, не требуют никакого дальнейшего заверения или легализации.

Все учреждения и организации РБ обязаны принимать иностранные документы без их легализации в случаях, предусмотренных Гаагской конвенцией, и не могут отказывать в принятии и использовании иностранных документов, с проставленным на них апостилем, исходящих из страны — участницы Гаагской конвенции. По требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку. Для этого лица, проставляющие апостиль, должны иметь образцы подписей должностных лиц подведомственных учреждений, от которых поступают (или могут поступить) официальные документы, требующие удостоверения путем проставления апостиля.

Легализация и проставление апостиля не требуются, если международным договором предусмотрены отмена или упрощение этих процедур.

При возникновении каких-либо спорных вопросов, касающихся толкования статей договоров о правовой помощи, отменяющих требование легализации, что нередко встречается на практике, договаривающиеся стороны разрешают их на основе взаимности и с учетом общих интересов. Двусторонние договоры превалируют над многосторонними, по-этому если в двустороннем договоре имеется положение об отмене легализации документов, исходящих из договаривающихся стран, они не принимаются к легализации и проставлению апостиля.

Образцы договоров

Важным требованием Гаагской конвенции является единообразие формальности во всех странах-участницах Конвенции. Согласно статье 4 в этих целях был создан единый образец «апостиля», который находиться у органов , уполномоченных различными государствами, подписавшими Конвенцию, и образец которого прилагается к Конвенции.

«Апостиль» представляет собой квадрат со стороной не менее 9 см и что он должен иметь ряд единообразных и пронумерованных пунктов. Штамп «апостиль» должен иметь обязательное упоминание о Конвенции, включая, таким образом, свидетельство об участии в ней.

Соответствие «апостиля» прилагаемому к Конвенции образцу показывает, что он может составляться на французском языке. Однако он может быть составлен на официальном языке выдающего его органа и имеющиеся в нем пункты могут быть также изложены на втором языке. Единообразие в языковом плане, частично обеспечивается требованием надписи на французском языке в названии «Апостиль (Гаагская конвенция…)».

Заголовок «апостиль» обязательно должен содержать текст и на французском языке.

Конвенция не разрешает вносить изменения в текст «апостиля» и менять последовательность размещения его строк на штампе. Не допускается также изготовление «апостиля» с листа методом ксерокопирования штампа или иным путем для последующей подшивки к удостоверяемым документам. Во всех случаях должен проставляться именно оттиск штампа «апостиля».